Početna > Izdanja > Broj 101 > Edukacija - Nikola Stajić

Menadžment projekata (osmi deo)

Vodič za biznis plan projekta

Šta je biznis plan projekta? Biznis plan projekta je formalno odobren dokument koji se koristi kao „vodič“ tokom realizacije projekta i kao element kontrole i nadzora. Njegova primarna namena je da dokumentuje pretpostavke i odluke u procesu planiranja, da olakša komunikaciju među zainteresovanim stranama, da dokumentuje odobren obuhvat, troškove i vremenske planove.

Kreira ga, poseduje i koristi izvođač projekta, sa ciljem da osigura da će projekat biti isporučen na vreme u pogledu ishoda – autputa i ostvarenja ciljeva. Sa aspekta menadžmenta projekta bitno je to da određivanje veličine, odnosno obima projekta jeste način da sagledamo njegovu stvarnu veličinu.

Zbog čega treba da razvijemo biznis plan projekta?

Upravo zbog toga što nam pruža sledeće elemente:

sveobuhvatan pregled komponenti i elemenata projekta – kako nameravate da proizvedete autpute i da opišete brojne uloge na projektu i odgovornosti svih učesnika i grupe, kao i kako predviđate da implementirate efektivan nadzor projekta od početka do kraja;

izvođaču projekta i naručiocu – investitoru pruža dokumentovani okvir na osnovu koga se obezbeđuje ostvarenje definisanih ishoda projekta i efektivan nadzor od početka do kraja;

formalizovan sporazum između finansijera projekta i menadžera projekta o tome šta treba da se uradi i kada; to je dokument koji nastaje na osnovu Originalnog predloga projektaili odobrene verzije Studije slučaja biznis plana projektanudeći detaljne definicije o opsegu menadžmenta projekta.

Kada treba da razvijete biznis plan projekta?

Kada investitor, odnosno naručilac prihvati ili odobri Predlog projekta ili Studiju slučaja biznis plana projekta ili studiju izvodljivosti. Tada biznis plan projekta počinje da proširuje odobreni predlog kroz sledeća dokumenta prema redosledu:

da obezbeđuje specifične detalje u pogledu opsega, korporativnog upravljanja, budžeta, resursa, plana rada i kamena međaša – saobraćajnih znakova projekta;

definiše procese projekta i upravljanja kvalitetom koji će se koristi tokom svih faza realizacije projekta;

pribavi saglasnost da se nastavi sledeći korak realizacije projekta.

Šta nam je potrebno pre početka?

Saglasnost za nastavak realizacije projekta kroz razvoj biznis plana projekta koju nam daje investitor ili predlagač projekta.

Znanje i razumevanje razvoja biznis plana projekta prema uslovima tendera.

Bilo koji procesi pribavljanja saglasnosti koji su potrebni na osnovu internih pravila vaše firme ili organizacije koja implementira i one koja naručuje projekat.

Informacije o pozadini i okruženju realizacije projekta. Navedite u kratkim crtama sve osnovne informacije, uz kratke opise razloga za počinjanje projekta, kako je iniciran, reference, ko ga, kako i zašto podržava. Ako je projekat sastavni deo šireg i većeg portfolija projekata objasnite kako se uklapa u širu sliku. Ne više od pola strane; ako ima više dodatnih informacije, prezentujte ih kroz dodatke.

Cilj(evi) projekta su opis višeg nivoa ili formalna izjava koja naglašava racionalnost realizacije projekta i navodi poslovne interese koji pokreću projekat. Usmerava se na ono što će projekat postići, a ne samo na ono što će puko proizvesti. Projekat može imati razrađen jedan ili više ciljeva, pri čemu ne moraju nužno svi biti merljivi. Dobro je svaki cilj definisati u izdvojenoj rečenici.

Ciljni ishodi projekta jesu oni koje karakteriše merljiva korist koja služi kao vodilja ka uspehu projekta. U praksi je uobičajeno da se odredi nešto manji broj ciljnih ishoda, pri čemu će svaki merljivi indikator biti povezan sa jednim ili više ciljnih ishoda faza realizacije. Na kraju projekta je metrika ta koja će dati odgovore na pitanja „Šta smo postigli?” i „Kako smo to znali?”. Ciljni ishodi i koriste reči poput „ostvariće se poboljšanje“, „unaprediće se to i to“, „sniziće se“, itd. Kada odredimo okvir ciljnih ishoda mnogo je jednostavnije i efikasnije da se definiše mera uspeha projekta i indikator stvarnih performansi.

Autput(i) projektasu proizvodi, usluge, unapređene poslovne prakse ili prakse menadžmenta koje će biti potrebne da se ostvare identifikovani ishodi/koristi. Ishodi se najčešće izražavaju kao nešto što proizilazi iz projekta. Zapitajte se koje će nove usluge, poslovne prakse ili prakse menadžmenta biti potrebno da se implementiraju da bi se ostvarili identifikovani ishodi projekta.

Izjave o ishodima projekta treba što slobodnije definisati koristeći sistemske termine, kao na primer:

„Uvešćemo novu politiku finansijskog menadžmenta, procedure i standarde u kompaniju.“

Autputi treba da budu logični, da nude odgovore na pitanja: šta, kako, gde, ko, uz pružanje opisa gde je god to moguće.

Opseg rada.Opseg rada se definiše kao procesi koji su potrebni da se proizvedu autputi projekta. Kada realizacija projekta zavisi od završetka drugih poslova koji mogu biti izvan projekta, tada je veoma bitno ostvariti saglasnost ko je odgovoran za realizaciju i koji je vremenski rok za kompletiranje projekta.

Vremenski raspored realizacije projekta.Navedite ključne tačke i glavne aktivnosti projekta, kamene međaše, početak aktivnosti, završetak, nadzirite napredovanje realizacije projekta.

Budžet i rashodi.Identifikujte i sumarno prikažite očekivane rashode i troškove projekta u skladu sa planom projekta i finansijskim planom. Informacije o budžetu projekta odslikavaju načine finansiranja tokom životnog veka projekta, kroz faze realizacije u jednoj finansijskoj godini. Svi budžeti i iskazi o rashodima projekta treba da uključe vaše procene tekućih troškova koji omogućavaju realizaciju autputa projekta, što se često neopravdano izostavlja.

Drugi resursi projekta.U druge, odnosno ostale, resurse mogu se uvrstiti smeštaj, poslovne prostorije, IT oprema, zahtevi informacionih tehnologija, itd.

Članak je deo knjige „Menadžment projekata“.

Nikola M. Stajić, Mast. ekon.

Osnivač i direktor

iLearn d.o.o. Beograd

info@ilearn.rs

www.ilearn.rs

Berza

investicioni fondovi

kursna lista