Priprema za sastanke

Prvi korak u pripremi sastanka je provera da li je sastanak zaista neophodan. Sastanci mogu trošiti na hiljade dinara produktivnog vremena zbog odvajanja ljudi od posla, stoga nemojte održavati sastanak ukoliko neki drugi vid komuniciranja (kao što je objava na blogu) može podjednako efektivno da posluži svrsi. Ukoliko je sastanak zaista neophodan, sprovedite sledeće četiri aktivnosti u planiranju:

Odredite svrhu.Sastanci mogu biti usredsređeni na razmenu informacija, donošenje odluka ili saradnju u cilju rešavanja problema ili određivanja mogućnosti. Koja god bila svrha sastanka, utvrdite koji bi bio najbolji rezultat sastanka (kao na primer „pažljivo smo ocenili sve tri ideje za proizvod i odlučili u koju da investiramo“). Iskoristite ovaj željeni rezultat kako biste oblikovali pravac i sadržaj sastanka.

Izaberite učesnike sastanka.Pravilo je jednostavno: Pozovite one koji zaista treba da prisustvuju sastanku i nemojte zvati one koji ne moraju biti tamo. Na primer, na sastanke na kojima se donose odluke, pozovite samo one ljude čija pozicija direktno može pomoći da se zadovolji cilj sastanka. Što više ljudi prisustvuje sastanku, to će biti teže postići dogovor. Sastanci sa više od 10 ili 12 ljudi mogu postati nemogući za vođenje ukoliko se od svih očekuje da učestvuju u diskusiji ili donose odluke.

Odredite vreme i prostor.Sastanci vođeni putem mreža na internetu često su najbolji, a ponekad i jedini način da se povežu ljudi sa različitih lokacija ili da se dopre do mnogobrojne publike. Za sastanke uživo proverite mesto održavanja i raspored sedenja. Da li je raspored sedenja odgovarajući, da li vam je potreban konferencijski sto ili nešto od opreme? Obratite pažnju i na temperaturu, osvetljenje, ventilaciju, akustiku i osveženje; ovi detalji mogu da imaju uticaj na ishod sastanka. Ukoliko možete da utičete na vreme održavanja sastanka birajte jutarnje termine, jer su jutarnji sastanci uglavnom produktivniji, ljudi su pažljiviji i još nisu preokupirani tekućim poslovima.

Definišite dnevni red.Uspeh sastanaka zavisi od pripreme učesnika. Pošaljite pažljivo osmišljen dnevni red svim učesnicima i pružite im dovoljno vremena da se kvalitetno pripreme. Produktivan plan rada daje odgovore na ključna pitanja: (1) Šta je potrebno da učinimo na ovom sastanku kako bismo postigli ciljeve? (2) Koja pitanja će biti od najveće važnosti za sve učesnike? (3) Koje informacije moraju biti dostupne da bi se raspravila ta pitanja?

Efikasno vođenje sastanaka

Svi koji učestvuju na sastancima dele odgovornost da taj sastanak učine što produktivnijim. Međutim, ako ste u ulozi vođe sastanka, imate dodatna zaduženja i odgovornosti. Sledeće smernice mogu poslužiti kao pomoć vođama sastanaka i drugim učesnicima da doprinesu efektivnosti sastanaka:

Usmeravajte diskusiju. Dobar vođa sastanka ističe najbolje ideje koje grupa nudi i usklađuje razlike u mišljenjima, usmeravajući tok sastanka ka postizanju svrhe i pridržavajući se dnevnog reda.

Držite se uspostavljenih pravila.Što je sastanak veći, to morate biti formalniji kako biste održali red na sastanku. Formalni sastanci imaju parlamentarnu proceduru, proverenu metodu planiranja i vođenja efektivnih sastanaka. Najpoznatiji vodič za ovu proceduru su Robertove procedure (Robert’s Rules of Order,www.robertsrules.com).

Podstičite uključivanje.Povremeno će neki od učesnika sastanaka biti previše tihi, a drugi previše pričljivi. Tihi učesnici su možda stidljivi, možda pokazuju neslaganje ili otpor ili možda rade na zadacima koji nisu tema sastanka. Prozovite ih i pitajte za mišljenje u vezi sa temama koje se odnose na njih.

Učestvujte aktivno.Ukoliko ste učesnik sastanka, potrudite se da doprinesete temi sastanka i neometanoj interakciji u grupi. Javite se ukoliko imate da kažete nešto korisno, ali nemojte da pretvorite diskusiju u monolog ili da govorite samo kako biste privukli pažnju na sebe.

Efektivno zaključite sastanak.Na kraju sastanka, proverite da li su ciljevi zadovoljeni ili ugovorite nastavak ukoliko je neophodno. Napravite sažetak generalnih zaključaka diskusije ili aktivnosti koje treba sprovesti. Uverite se da su svi učesnici imali mogućnost da razjasne sve nejasnoće.

Kod formalnih sastanaka, dobro je zadužiti jednu osobu koja će voditi zapisnik,pregled važnih informacija i odluka koje su donesene tokom sastanka. Na manjim neformalnim sastancima, učesnici često sami prave beleške na svojim kopijama dnevnog reda. U svakom slučaju, neophodne su jasne beleške o donetim odlukama i ljudima odgovornim za dodatna zaduženja.