Pregovaranje oko materijala, nabavki i usluga

Pregovaranje je važan proces koji menadžeru oduzima do 20% vremena, a u našim uslovima i više. Pregovaranje je jedan od načina da se prevaziđu nesuglasice i može značajno da doprinese uspehu vašeg projekta. Ideje koje ovde iznosimo pomoći će vam da efikasno pregovarate.

Deset smernica za efektno pregovaranje:

1. Pripremite se. Uradite svoj domaći zadatak. Nemojte se stideti da budete uredni i kao đak prvak radite redovno ono što se od vas očekuje i odgovorno traži. Jedna od osnovnih pozitivnih osobina modernog rukovodioca projekta je uredno obavljanje svih poslova i zadataka. Morate znati kakvo rešenje želite i zbog čega ga želite. Otkrijte kakvo rešenje želi druga strana. Izbegavajte pregovaranje kada niste pripremljeni – tražite vreme koje vam je potrebno. Deo vaših priprema treba da bude da smislite šta ćete da radite ako ne uspete da dođete do sporazuma. Vaša moć pri pregovaranju razvija se iz privlačnih alternativa – što ste u većoj mogućnosti da napustite pregovore, jača je vaša pregovaračka pozicija. Vodite računa da nikada ne budete saterani uza zid, što u velikoj meri zavisi od manevarskog prostora koji ste prethodno pripremili. Ključ uspeha je u odličnim pripremama. Na skali ocenjivanja, pripreme uvek treba da budu najmanje za jedan podeok bolje urađene nego što je planirani parametar projekta.

2. Razlike u percepciji svedite na minimum. Način na koji vi nešto vidite može se u potpunosti razlikovati od načina na koji to isto vidi druga strana. Nemojte pretpostavljati da znate mišljenje druge strane: postavljajte pitanja da biste stekli saznanja, a zatim izrecite svoje saznanje da bi ga druga strana potvrdila ili ispravila. Ne ustežite se već budite otvoreni i jasno stavite do znanja drugoj strani da je vaš cilj da pregovori uspeju.

3. Slušajte. Aktivno, pažljivo slušanje obavezno je za efikasno pregovaranje. Prepustite i drugoj strani jednako vreme pred mikrofonom ili za stolom (ako govorite više od 50% vremena, ne slušate dovoljno). U pregovaračkom procesu poštujte tišinu. Ljudima je povremeno potrebno da saberu misli pre nego što krenu dalje. Nemojte pokušavati da to vreme ispunite govorom. Ako vam druga strana ne dozvoljava da dođete do reči, to za vas može biti velika prednost, jer je očigledno da oni vas ne slušaju tako da će teže doći do saznanja koje su vaše pozicije. Zbog toga budite oprezni, i posle takvog sastanka se pripremite na moguće komunikacione nesporazume.

4. Pravite beleške. Potrebno vam je da znate na čemu ste – šta je dogovoreno a šta ostaje da se reši. Nemojte se uzdati u pamćenje. Pravite beleške a zatim svoj dogovor rezimirajte u memorandumu. Pišite – od toga vas nikada neće boleti glava. Bolje je da imate nešto nepotrebno zapisano što ćete kasnije odbaciti, što i nije teško kada imate šta, nego biti u poziciji da vam nešto vitalno treba, a to nemate zapisano.

5. Budite kreativni. Prerano zatvaranje i kritičnost guše kreativno razmišljanje. Budite voljni da odvojite vreme da istražite različite i neuobičajene načine da rešite svoj problem. Tokom vremena koje ste odvojili za kreativno razmišljanje nemojte dozvoljavati kritikovanje ponuđenih ideja. Svakom pregovaranju može da koristi neocenjivačko i kreativno razmišljanje.

6. Pomozite drugoj strani. Dobar pregovarač uviđa da je problem druge strane isto tako i njegov problem. Stavite se u položaj druge strane i potrudite se da nađete rešenje koje zadovoljava svačije potrebe. Na kraju krajeva, nijedan sporazum neće se održati ukoliko ga ne podržavaju obe strane. Tolerantnost, uzajamnost, međusobno poštovanje su civilizacijske tekovine i karakterne osobine modernih menadžera.

7. Pravite razmene – trampe. Izbegavajte da nešto dajete nizašta. Barem izmamite dobru volju ili obavezu za vraćanje u budućnosti. Osnovno načelo koje treba slediti jeste da se ono što je vama jeftino, ali drugoj strani dragoceno, menja za ono što je vama dragoceno, a drugoj strani jeftino. Naučite druge da cene ono što činite za njih, a ako ne cene nije vredno činjenja jer je bespovratno rasipanje resursa.

8. Nemojte oklevati da se izvinite. Izvinjenje je najbrži, najsigurniji način da splasnu negativna osećanja. Izvinjenje ne mora da bude lično. Izvinjenje u ime organizacije za koju radite može da bude isto toliko efektno. Takođe, nemojte doprinositi neprijateljskim osećanjima tako što ćete vi praviti neprijateljske primedbe. Neprijateljstvo skreće diskusiju sa teme i prebacuje je na ličnu odbranu pri čemu je cilj da se protivnik uništi. Polemišite o konceptima, idejama, projektima, parametrima, rezultatima, a o ljudima samo kada nemate izlaza i to, pre svega, sa jasnom koncepcijom kako ćete se izvući iz neprijatne međuljudske situacije.

9. Izbegavajte ultimatume. Ultimatum iziskuje da se druga strana ili preda ili da mu se odupre. Ni jedno ni drugo neće doprineti budućoj saradnji. Takođe, izbegavajte da nekog silite na nešto. To se događa kada ponudite samo dve alternative od kojih nijedna za drugu stranu nije poželjna.

10. Postavljajte realne rokove. Mnogi pregovori se otegnu u nedogled jer ne postoje krajnji rokovi. Krajnji rok od obe strane iziskuje da budu ekonomični sa vremenom. Oni vam omogućavaju da osporite vrednost neke diskusije i podstiče obe strane da razmisle o ustupcima i trampama da bi ispoštovale rokove. Dobro je na početku pregovora utvrditi krajnje rokove i već tada postaviti granice u kojima je moguće probijanje, čime ćete projekat učiniti efikasnijim.