Šta predstavlja delegiranje?

Po definiciji delegiranje je situacija u kojoj jedna osoba dodeljuje određeni zadatak ili projekat drugoj osobi koja preuzima obavezu da zadato i obavi. Delegiranjem se ne prenosi samo dužnost na drugu osobu, već i odgovornost da se posao obavi u skladu sa ustanovljenim standardima.

Danas u menadžmentu dominira mišljenje da je veština delegiranja jedna od najvažnijih da bi se uspešno vodio menadžerski posao, ali isto tako praksa pokazuje da su tu mnogi menadžeri prilično slabi.

Samo delegiranje menadžeru obezbeđuje više različitih koristi kao što su:

*Smanjenje obima sopstvenog posla kao i nivoa stresa zbog prezauzetosti;

*Dobijanje više vremena zaprojekte koji će biti aktuelni u bliskoj budućnosti, a koji zahtevaju sofisticirana znanja i veštine koje menadžer poseduje;

*Testiranje sposobnosti članova tima;

*Podizanje nivoa samopoštovanja saradnika i poverenja prema menadžeru sa njihove strane, budući da im je ukazano poverenje;

*Uticaj na nivo motivisanosti članova tima jer time što su dobili odgovornost za određeni zadatak, oni su praktično dobili mogućnost sticanja iskustva u obavljanju menadžerskog posla.

Da podsetimo, preuzimanje odgovornosti je jedan od osnovnih zadataka menadžera.

Šta sve sprečava menadžere pri delegiranju?

Razni su faktori koji utiču na to da menadžeri ne delegiraju u dovoljnoj meri, a u nastavku su datineki od najčešćih:

*Boje se gubitka kontrole nad zadacima i ljudstvom time što delegiraju;

*Često veruju da nema dobro urađenog posla ako ga oni sami ne urade;

*Ne žele da gledaju kako se neko muči da obavi posao dok oni znaju da bi to uradili mnogo lakše i brže;

*Vole da posao bude obavljen na njihov način;

*Smatraju da će im saradnici zameriti što im zadajudodatne obaveze i odgovornosti;

*Imaju loša iskustva sa delegiranjem od ranije.

Usled okolnosti u kojoj menadžeri ne delegiraju ili nedovoljno delegiraju zbog nekih od navedenih faktora, dolazi do toga da su prezauzeti i da im često nije dovoljno da radni dan ima 25 časova kako bi obavili sve svoje zadatke. U uslovima kada su stalno zauzeti imaju vrlo malo vremena (čitaj: nemaju) da se bave strateškim razmišljanjima i planiranjem unapred, a sve njihove aktivnosti su usmerene ka tzv. „gašenju požara“ odnosno aktivnostima koje su još juče bile hitne, a ne danas! Iz datih razloga pogledajte sledeće istraživanje o tome kako menadžeri u proseku provode svoje radno vreme:

*38% vremena koriste na probleme koji su iskrsli istog dana (gase požar);

*40% vremena troše na probleme koji dolaze na red sledeće nedelje;

*15% vremena je rezervisano za probleme koji dolaze na red sledećeg meseca;

*5% vremena na probleme koji će biti aktuelni za tri meseca;

*2% vremena se utroši na probleme koji će doći za oko godinu dana;

.

Nedovoljnim delegiranjem, menadžeri dovode sebe u situaciju da budu stalno zauzeti i da nisu zadovoljni produktivnošću. Menadžer treba da bude fokusiran na rezultate, a ne na to da bude zauzet!

Neophodni koraci prilikom delegiranja

1)Prvi korak Razmotrimo šta to treba da se uradi (koji je zadatak).

2)Drugi korak Procenimo koja osoba u timu može najbolje da uradi određeni zadatak, zapravo angažujemo najbolje!

3)Treći korak Prilikom delegiranja jasno saopštimo cilj zadatka osobi kojoj je zadatak poveren.

4)Četvrti korak Saopštimo koji su kvalitativni i kvantitativni standardi koje očekujemo da budu zadovoljeni.

5)Peti korak

Definišemo rok do kog očekujemo da zadatak bude obavljen.

6)Šesti korak Ohrabrimo osobu kojoj smo delegirali zadatak tako što ćemo joj saopštiti da mi verujemo da to može dobro da obavi.

7)Sedmi korak Proverimo i ocenimo rezultate.

8)Osmi korak

Pohvalimo ili čak proslavimo uspeh kojije druga strana postigla u odnosu na delegiran zadatak.

Na koji se sve način može delegirati?

Kada pominjemo delegiranja, prva asocijacija jeste dodela zadataka saradnicima, međutim treba reći da postoje četiri vrste delegiranja.

1. Delegiranje na istom nivou – Kada delegiramo kolegi koji ima isti hijerarhijski nivo u kompaniji kao i mi.

2. Delegiranje na gore – Kada delegiramo tako što određeni zadatak upućujemona menadžment koji je iznad nas.

3. Delegiranje na dole – Najčešći vid delegiranja kada zadatak poveravamo podređenima, odnosno saradnicima.

4. Delegiranje sa strane – To je kada za određeni zadatak angažujemo nekog ko nije stalno zaposlen u našoj kompaniji, kao što je: konsultant, volonter ili honorarni saradnik.

Delegiranje ili davanje ovlašćenja

Potrebno je da napravimo jasnu razliku između delegiranja i davanja ovlašćenja. Kada kažemo „delegiranja“ mislimo na situaciju kada menadžer zadržava nadležnost, kontrolu i odgovornost.

Sa druge strane,termin „davanje ovlašćenja“ podrazumeva situaciju u kojoj se moć i odgovornost praktično prebacuju na saradnika (primaoca zadatka).

Da bi se delegiranje uspešno izvelo,između ostalog morate ispunitisledeće uslove:

*Delegirajte samo onim osobama u čije znanje i kompetenciju imate ozbiljno poverenje.

*Dajte jasna uputstva i konkretne informacije o zadatku koji delegirate.

*Ako su u pitanju saradnici koji možda ne poseduju dovoljno iskustva, poželjno je da im obezbedite neku vrstu obuke ili mentorstvo.

*Pokažite da ste otvoreni za komunikaciju time što ćete ljudima dati do znanja da ste im na raspolaganju ako naiđu na situaciju koju ne mogu sami da prevaziđu.

*Kada god ste u mogućnosti i ako za to postoji dobar razlog, delegirajte kompletan projekat ili neku funkciju, a ne samo neki mali deo jer ćete na taj način povećati motivaciju kod osobe kojoj je zadatak poveren. Mada treba dodati da je to izvodljivo samo u situacijama ako osoba kojoj delegirate zadatak ima dovoljno iskustva i ako imate dovoljno poverenja u nju.

*Imajte u vidu da je praksa pokazala da je mnogo bolje da se odgovornost za određeni zadatak, projekat ili funkciju delegira jednoj osobi, a ne da se podeli na više njih.

Na osnovu iskustva možemo primetiti da postoje tri različita pristupa delegiranju.

1.Delegiranje prema zadatku. Ovo je pristup koji obično koristimo u početnoj fazi delegiranja koji podrazumeva dodelu određenog zadatka ili čak podzadatakasaradnicima.

2.Delegiranje prema projektu. Ovo je malo složeniji vid delegiranja jer podrazumeva veći obim zaduženja koja su međusobno povezana i poverena jednoj osobi. Takva osoba bi morala da poseduje veći kapacitet preuzimanja različitih odgovornosti, budući da se projekat sastoji iz grupe različitih zadataka.

3. Delegiranje prema funkciji. Ovo je najsloženiji vid delegiranja i koriste ga menadžeri koji imaju veliki broj saradnika. Pod „funkcijom“ podrazumevamo veći broj zadataka i projekata koji su povezani sa nekom stalnom aktivnošću kao što su: marketing, prodaja, obuka ljudskih resursa. U ovom slučaju se funkcija takođe dodeljuje jednom saradniku koji ima dužnost davanja redovnih izveštaja o izvedenim aktivnostima u okviru te funkcije.

Da li sve treba delegirati?

Pored toga što je delegiranje vrlo važan menadžerski alat, takođe je važno imati u vidu da ne bi trebalo sve da se delegira. U nastavku ćemo dati pregled nekih ključnih stvari koje ne treba delegirati, pogotovo u prodajnom menadžmentu. To su:

*Planiranje, usmeravanje i motivacija tima kojeg vodimo;

*Procenjivanje performansi naših prodavaca;

*Važni i zahtevni pregovori sa bitnim, velikim kupcima;

*Zapošljavanje i otpuštanje članova tima;

*Obavljanje određenih zadataka za koje su potrebna specifična, tehnička znanja koja mi posedujemo.

Budući da smo utvrdili koje stvari treba izbegavati prilikom delegiranja, u nastavku ćemo precizno odreditikorake koje preuzimamo kada krenemo sa prenošenjem zaduženja:

1)Organizovanjesastanka jedan na jedan sa saradnikom kome dajemo zaduženje;

2)Jasno opisivanjepredmeta delegiranja (šta je zadatak);

3)Tačno određivanjestandardakoji će pokazati uspešnost u obavljanju zadatka, kao i nivoa odgovornosti kojizadatak nosi;

4)Preciziranjesvih potrebnih resursa kao i podrškekoju će imati osoba kojoj smo delegirali;

5)Provera potreba za dodatnom obukom ili mentorstvom;

6)Precizno definisanje nivoa nadležnosti koju delegiramo;

7)Dogovor o tome na koji način ćemo dobijati povratne informacije i sprovesti kontrolu nad delegiranim zadatkom.

.

Veština delegiranja počiva na pravom balansu menadžera koji bi sjedne strane trebalo da daje podršku saradniku, a s druge strane mora da obrati pažnju da kod njega ne stvori osećaj nametljivosti (preterane kontrole koja ukazuje na nepoverenje u svog saradnika). Ovo je posebno važno istaći, jer veliki broj menadžera robuje zabludama da je delegiranje „crno ili belo“ odnosno, da nema svrhe delegirati ako ćete kasnije konstantno kontrolisati.

Dragiša Ristovski Gilbert Centar